OA

OTOMATISASI PERKANTORAN

Latar Belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini, teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosesan data membutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah informasi. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

Definisi

  • Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien (1996) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.
  • Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

Tahap – Tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

  • Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing, Fax, Telepon, dll
  • Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.  Contoh : pembuatan database (Oracle, General Ledger (informasi keuangan), EAS (sistem approval elektronik, dll).
  • Transformasional; merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contoh : Teleconference Conference, dl

Tujuan Otomatisasi Kantor

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

  1. Meminimalkan/ penghindaran biaya, komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah
  2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
  3. Pelengkap-bukan pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
  4. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, computer, jaringan internet, satelit, dll
  5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk OA atau Office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
  6. Meningkatkan efektivitas pekerjaan, misalnya penggunaan fax atau email sebagai pelengkap surat-menyurat

Pengguna Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak, maka perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan, Pengguna otomatisasi kantor yang ada dalam suatu sistem informasi  :

  1. Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
  2. Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
  3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
  4. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor :

  1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video
  2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
  3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Model Otomatisasi Kantor

OA

  • Karena OA tidak memiliki pengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
  • Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
  • Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan.
  • Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

Aplikasi Otomatisasi Kantor

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1. Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word

2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5.Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :

  1. Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau
  2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon
  3. Menghemat waktu persiapan

Tips konfrensi audio lebih efisien :

  1. Ada yang berperan sebagai moderator
  2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak
  3. Kirimkan terlebih dahulu agenda konferensi yang akan dibahas (bisa melalui email, fax, dll)
  4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya
  5. Rekaman konfrensi harus disimpan
  6. Resume hasil konferensi dibagikan kepada para peserta.

6.Konfrensi Video (Video Conference)

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain pada saat konferensi berlangsung. Konferensi Video ini melengkapi signal Audio dan Signal Video. 3 Konfigurasi Video :

Video satu arah dan audio satu arah

  • sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima
  • Contoh : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.

Video satu arah dan audio dua arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

Video dan audio dua arah

  • Komunikasi berlangsung dua arah
  • Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal

7.Konferensi Komputer (Computer Conference)

Penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8.Kalender Elektronik (electronic calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Biasanya digunakan oleh manajer atau sekretaris. Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi

9.Videoteks

Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10. Image Storage & Retrieval

Digunakan oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah

11. Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Aplikasi Dekstop Publishing :

  1. Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan internal perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
  2. Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
  3. Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

Sistem Otomatisasi Kantor

  1. Sistem Komunikasi Elektronik merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Contoh : e-mail, voice mail, facsimile
  2. Sistem Kolaborasi Elektronik adalah suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh : Audio Conference, Video Conference,  Computer Conference
  3. Sistem Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik : penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Contoh : desktop publishing, elektonik document management, presentasi grafik dan multimedia presentation.
  • Elektonik Document Management (EDM) : sistem penyimpanan dokumen yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
  • Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan
  • Multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4.  Sistem Pengolahan Kantor : merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Contoh : desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s